Procedura sygnaliści

1. Wstęp

1.1. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów.

1.2. Procedura jest realizacją ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).

2. Definicje

Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:

1. działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
2. działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. komisji - należy przez to rozumieć Komisję ds. sygnalistów upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
6. kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7. naruszaniu prawa - należy rozumieć przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;
8. organie publicznym - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
9. osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
10. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
11. osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
12. podmiocie prawnym - należy przez to rozumieć Selsey sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu;
13. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
14. sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta; osoby fizyczne wskazane powyżej w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub już po ich ustaniu;
15. ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
16. ustawa - ustawa z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);
17. zgłoszeniu - należy przez to rozumieć pisemne zgłoszenie wewnętrzne, przekazane podmiotowi prawnemu zgodnie z wymogami określonymi w ustawie i niniejszej procedurze;
18. zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
19. zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

3. Osoby odpowiedzialna za odbieranie oraz rozpatrywanie zgłoszeń

Osobami odpowiedzialnymi za odbieranie oraz rozpatrywanie zgłoszeń, w tym podejmowanie działań następczych są członkowie Komisji ds. sygnalistów powoływani uchwałą zarządu podmiotu prawnego.

4. Sposób odbierania zgłoszeń

4.1. Sygnalista może przekazać informację o naruszeniu prawa poprzez zgłoszenie nieposiadające cech anonimowości tj. zapewniające możliwość identyfikacji zgłaszającego oraz przekazania mu informacji zwrotnej.

4.2 Zgłoszenia anonimowe - tj. zapewniające brak możliwości identyfikacji zgłaszającego nie będą rozpatrywane. Zgłoszenia takie odnotowywane są przez komisję w rejestrze zgłoszeń z adnotacją: „zgłoszenie anonimowe i nie będą dalej rozpatrywane.

4.3 Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail sygnalisci@selsey.pl. Do ww. skrzynki mailowej dostęp mają wyłącznie członkowie komisji oraz administratorzy systemów IT podmiotu prawnego. Zgłoszenia dokonywane w inny sposób, w tym na inny adres email np. adres e-mail członka komisji, nie będą rozpatrywane.

5. Działania podejmowane po odebraniu zgłoszenia

5.1. Komisja weryfikuje odebrane zgłoszenie, w szczególności pod kątem jego treści i kwalifikacji zgłoszonej informacji jako naruszenia prawa w rozumieniu ustawy oraz niniejszej procedury.

5.2 Procedowane będą wyłącznie zgłoszenia, które stanowią informację o naruszeniu prawa objętą zakresem regulacji ustawy.

5.3 W przypadku zakwalifikowania zgłoszenia jako nieobjętego zakresem ustawy oraz niniejszej procedury, komisja rejestruje zgłoszenie w rejestrze zgłoszeń wraz z taką adnotacją oraz przekazuje informację zwrotną osobie dokonującej zgłoszenia o pozostawieniu jej zgłoszenia bez rozpoznania na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie.

5.4 W przypadku zakwalifikowania zgłoszenia jako objętego zakresem ustawy oraz niniejszej procedury, komisja rejestruje zgłoszenie w rejestrze zgłoszeń, przystępuje do postępowania wewnętrznego w celu rozpatrywania zgłoszenia oraz zobowiązana jest poinformować sygnalistę o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie.

5.5 Postępowanie wewnętrzne trwa nie dłużej niż 3 miesiące od dnia otrzymania zgłoszenia. W trakcie postępowania komisja podejmuje działania z zachowaniem należytej staranności. W szczególności dopuszczalna jest komunikacja ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje, niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania, a także zaangażowanie innych osób zatrudnionych w podmiocie prawnym, o ile ich udział jest niezbędny dla rozpatrzenia zgłoszenia i osoby te zostały należycie upoważnione zgodnie z przepisami ustawy do rozpatrywania zgłoszeń.

5.6 Z postępowania wewnętrznego jest sporządzany raport, który zawiera opis dokonanego zgłoszenia i wskazanych w nim naruszeń prawa, działania podjęte przez komisję, wskazanie osób zaangażowanych i ich rolę w ramach zgłoszenia oraz ostateczne ustalenia w zakresie informacji przekazanych w zgłoszeniu.

5.7 Sygnalista jest informowany o wyniku postępowania wyjaśniającego poprzez przekazanie informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

6. Ochrona sygnalisty

6.1 Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

6.2 Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

7. Sposób ochrony danych osobowych

7.1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty oraz w przypadku gdy ujawnienie jest konieczne i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

7.2 Dane osobowe sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami RODO.

7.3 Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust.7.2, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

7.4 Wzór upoważnienia o którym mowa w ust. 7.3 stanowi załącznik do niniejszej procedury.

7.5 Podmiot prawny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7.6 Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

8. Zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zaangażowanych

8.1. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

8.2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w punkcie 8.1 powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

9. Zgłoszenia zewnętrzne

9.1 Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

9.2 Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich, organ publiczny albo odpowiednią instytucję, organ lub jednostkę organizacyjną Unii Europejskiej.

9.3 Rzecznik Praw Obywatelskich, organ publiczny oraz odpowiednia instytucja, organ lub jednostka organizacyjna Unii Europejskiej są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

10. Rejestr zgłoszeń

10.1. Podmiot prawny prowadzi Rejestr Zgłoszeń.

10.2. Rejestr Zgłoszeń obejmuje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

10.3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

11. Postanowienia końcowe

Procedura wchodzi w życie dnia 25 września 2024 r.